Πολιτική Απορρήτου

1. Εισαγωγή

Η YourWayCRM ("εμείς") είναι αφοσιωμένη στην προστασία της ιδιωτικότητάς σας. Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποκαλύπτουμε και προστατεύουμε τα δεδομένα σας όταν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία CRM μας.

Λειτουργούμε σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) (ΕΕ) 2016/679 και την ελληνική νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

2. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων είναι:

3. Πληροφορίες που Συλλέγουμε

Συλλέγουμε πληροφορίες που μας παρέχετε άμεσα, όπως:

• Στοιχεία Λογαριασμού: Όνομα, διεύθυνση email, αριθμό τηλεφώνου και κωδικό πρόσβασης κατά την εγγραφή
• Επαγγελματικά Στοιχεία: Όνομα οργανισμού, επαγγελματικά στοιχεία και παρεχόμενες υπηρεσίες
• Δεδομένα Εντολέων: Πληροφορίες για τους εντολείς σας που αποθηκεύετε στο CRM. Ανάλογα με την υπόθεση, ενδέχεται να περιλαμβάνουν δεδομένα ειδικών κατηγοριών ή δεδομένα που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα. Δείτε την ενότητα 4 παρακάτω.
• Στοιχεία Πληρωμής: Στοιχεία χρέωσης που επεξεργάζεται ο πάροχος πληρωμών μας (Stripe)
• Δεδομένα Χρήσης: Πληροφορίες για τον τρόπο που αλληλεπιδράτε με την υπηρεσία μας
• Επικοινωνίες: Μηνύματα που μας αποστέλλετε ή μέσω της πλατφόρμας μας

4. Νομική Βάση Επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα βάσει των ακόλουθων νομικών θεμελίων (Άρθρο 6 ΓΚΠΔ):

• Εκτέλεση Σύμβασης: Επεξεργασία απαραίτητη για την παροχή των υπηρεσιών μας
• Έννομα Συμφέροντα: Για επαγγελματικές δραστηριότητες, ασφάλεια και βελτίωση υπηρεσιών
• Νομικές Υποχρεώσεις: Συμμόρφωση με τους εφαρμοστέους νόμους και κανονισμούς
• Συναίνεση: Για προαιρετικές λειτουργίες όπως διαφημιστικές επικοινωνίες

Ειδικές Κατηγορίες & Ποινικά Δεδομένα (Άρθρα 9 και 10 ΓΚΠΔ)

Ο φάκελος ενός εντολέα σε δικηγορικό γραφείο μπορεί να περιέχει πληροφορίες που ο ΓΚΠΔ προστατεύει ιδιαίτερα: δεδομένα ειδικών κατηγοριών κατά το Άρθρο 9 και δεδομένα που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα κατά το Άρθρο 10. Αυτό εξαρτάται αποκλειστικά από την υπόθεση που χειρίζεστε.

• Οι ρόλοι μας: όταν αποθηκεύετε δεδομένα για τους δικούς σας πελάτες, εσείς ενεργείτε ως υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς ως εκτελών την επεξεργασία για λογαριασμό σας.
• Η δική σας ευθύνη: ως υπεύθυνος επεξεργασίας, οφείλετε να διαθέτετε έγκυρη νομική βάση για την επεξεργασία — για δεδομένα ειδικών κατηγοριών συνηθέστερα το Άρθρο 9(2)(στ), δηλαδή η θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων. Οφείλετε επίσης να ενημερώνετε τους εντολείς σας για τον τρόπο διαχείρισης των δεδομένων τους.
• Η δική μας επεξεργασία: επεξεργαζόμαστε αυτές τις πληροφορίες αποκλειστικά για την παροχή της υπηρεσίας σε εσάς και σύμφωνα με τις οδηγίες σας. Δεν τις χρησιμοποιούμε για αναλύσεις, κατάρτιση προφίλ, διαφήμιση ή εκπαίδευση μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης.
• Ελαχιστοποίηση δεδομένων: καταχωρίστε μόνο όσα είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του γραφείου σας. Η υπηρεσία μας δεν έχει σχεδιαστεί ως σύστημα κλινικού φακέλου.
• Πρόσβαση: τα δεδομένα περιορίζονται στον οργανισμό σας. Οι σημειώσεις κάθε υπόθεσης είναι ορατές αποκλειστικά στον δικηγόρο που τις κατέγραψε και δεν εμφανίζονται σε συνεργάτες. Τα υπόλοιπα στοιχεία εντολέα — στοιχεία επικοινωνίας, ραντεβού, πακέτα και αρχεία — είναι διαθέσιμα στους συνεργάτες που προσκαλείτε στον οργανισμό σας, επομένως η επιλογή των προσώπων στα οποία παρέχετε πρόσβαση παραμένει δική σας ευθύνη.

5. Χρήση των Πληροφοριών σας

Χρησιμοποιούμε τις συλλεχθείσες πληροφορίες για να:

• Παρέχουμε, διατηρούμε και βελτιώνουμε τις υπηρεσίες CRM μας
• Επεξεργαζόμαστε συναλλαγές και αποστέλλουμε σχετικές πληροφορίες
• Αποστέλλουμε τεχνικές ειδοποιήσεις, ενημερώσεις και μηνύματα υποστήριξης
• Απαντάμε στα σχόλια, ερωτήσεις και αιτήματά σας
• Παρακολουθούμε και αναλύουμε τάσεις, χρήση και δραστηριότητες
• Εντοπίζουμε, ερευνούμε και αποτρέπουμε δόλιες συναλλαγές

6. Διατήρηση Δεδομένων

Διατηρούμε τα προσωπικά σας δεδομένα για όσο χρονικό διάστημα ο λογαριασμός σας είναι ενεργός ή όσο απαιτείται για την παροχή υπηρεσιών. Συγκεκριμένα:

• Δεδομένα Λογαριασμού: Διατηρούνται ενόσω ο λογαριασμός είναι ενεργός και έως 30 ημέρες μετά τη διαγραφή
• Δεδομένα Πελατών: Διατηρούνται σύμφωνα με τις προτιμήσεις διαχείρισης δεδομένων σας
• Αρχεία Πληρωμών: Διατηρούνται για 7 χρόνια όπως απαιτεί η ελληνική φορολογική νομοθεσία
• Αρχεία Χρήσης: Διατηρούνται για έως 12 μήνες

7. Κοινοποίηση Δεδομένων

Ενδέχεται να μοιραστούμε τις πληροφορίες σας με:

• Παρόχους Υπηρεσιών: Τρίτα μέρη που μας βοηθούν να λειτουργούμε (φιλοξενία, επεξεργασία πληρωμών)
• Ψηφιακή βοηθό (προαιρετικά): Εφόσον ο κάτοχος του οργανισμού σας ενεργοποιήσει τη Jenny B., την ψηφιακή βοηθό AI της εφαρμογής, τα μηνύματα που της γράφετε και οι εγγραφές που διαβάζει για να απαντήσει αποστέλλονται προς επεξεργασία στην Anthropic. Η Jenny B. είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή.
• Νομικές Απαιτήσεις: Όταν απαιτείται από το νόμο ή για την προστασία των δικαιωμάτων μας
• Επιχειρηματικές Μεταβιβάσεις: Σε σχέση με συγχώνευση, εξαγορά ή πώληση περιουσιακών στοιχείων

Δεν πωλούμε τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτα μέρη.

8. Τα Δικαιώματά σας (ΓΚΠΔ)

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

• Δικαίωμα Πρόσβασης: Αίτηση αντιγράφου των προσωπικών σας δεδομένων
• Δικαίωμα Διόρθωσης: Αίτηση διόρθωσης ανακριβών δεδομένων
• Δικαίωμα Διαγραφής: Αίτηση διαγραφής των δεδομένων σας ("δικαίωμα στη λήθη")
• Δικαίωμα Περιορισμού Επεξεργασίας: Αίτηση περιορισμού της χρήσης των δεδομένων σας
• Δικαίωμα Φορητότητας Δεδομένων: Λήψη των δεδομένων σας σε δομημένη, αναγνώσιμη από μηχανή μορφή
• Δικαίωμα Εναντίωσης: Εναντίωση στην επεξεργασία βάσει έννομων συμφερόντων
• Δικαίωμα Ανάκλησης Συναίνεσης: Ανάκληση συναίνεσης ανά πάσα στιγμή

Για να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο support@yourwaycrm.com

9. Ασφάλεια Δεδομένων

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων, όπως:

• Κρυπτογράφηση όλης της κίνησης κατά τη μεταφορά με TLS
• Οι κωδικοί πρόσβασης αποθηκεύονται με μονόδρομη κρυπτογράφηση (hashing), ποτέ σε αναγνώσιμη μορφή
• Τα διαπιστευτήρια τρίτων υπηρεσιών που καταχωρείτε (π.χ. πληρωμών ή μηνυμάτων) αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα
• Αυστηρός διαχωρισμός μεταξύ οργανισμών: κάθε γραφείο έχει πρόσβαση μόνο στα δικά του δεδομένα
• Οι σημειώσεις κάθε υπόθεσης είναι αναγνώσιμες μόνο από τον δικηγόρο που τις κατέγραψε
• Τακτικές ενημερώσεις ασφαλείας και καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας

10. Πού Αποθηκεύονται τα Δεδομένα σας

Τα δεδομένα του λογαριασμού και των πελατών σας — καρτέλες πελατών, ραντεβού, σημειώσεις και αρχεία — αποθηκεύονται σε διακομιστές που βρίσκονται στη Γερμανία, εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Δεν αντιγράφουμε αυτά τα δεδομένα εκτός ΕΕ.

Ορισμένοι πάροχοι υποστηρίζουν συγκεκριμένες λειτουργίες και ενδέχεται να επεξεργάζονται περιορισμένα δεδομένα. Όπου κάποιος από αυτούς λειτουργεί εκτός ΕΟΧ, η διαβίβαση στηρίζεται σε κατάλληλες εγγυήσεις, όπως Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) ή απόφαση επάρκειας της ΕΕ:

• Φιλοξενία: οι διακομιστές και η βάση δεδομένων μας (Γερμανία, ΕΕ)
• Επεξεργασία πληρωμών: Stripe, για τη χρέωση της συνδρομής και — εφόσον το ενεργοποιήσετε — για online πληρωμές από τους πελάτες σας
• Αποστολή email: ο πάροχος email μας, για επιβεβαιώσεις και υπενθυμίσεις ραντεβού
• Ψηφιακή βοηθός (μόνο εφόσον ενεργοποιηθεί): Anthropic (ΗΠΑ), που επεξεργάζεται τα μηνύματα προς τη Jenny B. και τις εγγραφές που διαβάζει για να απαντήσει. Παραμένει ανενεργή έως ότου ο κάτοχος του οργανισμού την ενεργοποιήσει από τις Ρυθμίσεις· η διαβίβαση στηρίζεται σε Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες και, σύμφωνα με τους εμπορικούς όρους της Anthropic, τα δεδομένα δεν χρησιμοποιούνται για την εκπαίδευση των μοντέλων της.

Εφόσον συνδέσετε τον δικό σας λογαριασμό WhatsApp Business για υπενθυμίσεις, τα μηνύματα αποστέλλονται με τα δικά σας διαπιστευτήρια και βάσει της δικής σας σύμβασης με τον εν λόγω πάροχο.

11. Cookies

Χρησιμοποιούμε απαραίτητα cookies για την παροχή της λειτουργικότητας της υπηρεσίας μας. Αυτά τα cookies είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του ιστότοπου και δεν μπορούν να απενεργοποιηθούν.

12. Εποπτική Αρχή

Εάν πιστεύετε ότι δεν έχουμε διαχειριστεί σωστά τα προσωπικά σας δεδομένα, έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΠΔΠΧ):

13. Αλλαγές στην Πολιτική

Ενδέχεται να ενημερώνουμε αυτή την Πολιτική Απορρήτου κατά καιρούς. Θα σας ειδοποιούμε για τυχόν αλλαγές αναρτώντας τη νέα Πολιτική Απορρήτου σε αυτή τη σελίδα και ενημερώνοντας την ημερομηνία "Τελευταία ενημέρωση". Σημαντικές αλλαγές θα κοινοποιούνται και μέσω email.